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Queremos presentarles a continuacion las directrices de un nuevo mecanismo impulsado por COOPEMTOL para facilitar la radicación de los documentos respectivos a la hora de solicitar los Auxilios Educativos que otorga la cooperativa periodicamente.
dicho mecanismo esta pensado principalmente para los asociados que no residen en la ciudad de Ibagué incorporandole nuevas responsabilidades a los diferentes coordinadores municipales para que sean un puente directo entre los asociados y la cooperativa y de esta manera facilitar el proceso de radicacion.
PROCEDIMIENTO PARA
LA RADICACION
DE AUXILIOS EDUCATIVOS
OBJETIVO
- Queremos garantizar un mayor acceso a los auxilios y servicios que brinda la cooperativa a lo largo y ancho de nuestro departamento, y llevar beneficios a todos nuestros asociados
- Buscamos que cada uno de los asociados conozcan los auxilios educativos y de beneficien
- esperamos evitar las constantes congestiones que se generan en la radicación de estas solicitudes
- Buscamos que los asociados se ahorren el transporte a Ibagué para la entrega del auxilio
- Evaluaremos la gestión de los diferentes coordinadores, y de esta forma consolidar su imagen y la de la empresa dentro del municipio REFORMAS
- Los auxilios educativos (matricula y promedio de notas) seran radicados en los municipios, a traves de los delegados y coordinadores
- Las fechas para la radicación de documentos estaran determinadas por el numero de asociados de cada municipio
- La entrega de documentos se hará por parte del coordinador en las oficinas de la cooperativa
- los asociados del municipio de Ibagué entregaran sus formularios en las oficinas de COOPEMTOL PROCEDIMIENTO
- En este seminario se formará a los coordinadores sobre los requisitos que deben cumplir los asociados para aspirar al auxilio de matricula
- Se remitira al municipio el listado con los nombres de los asociados, en el cual se debe resgistrar la cantidad de auxilios que solicita, dejando dirma en constancia de conformidad sobre la información registrada.
- Es necesario que aquellos asociados que se encuentran relaciondos en el listado y no soliciten el auxilio, firmen el listado, y con ello garantizar que la información fue suministrada.
- Se entregará un unico listado, pero deberán agruparse aparte los auxilios de matricula y los de promedio de notas, tanto para beneficiarios como para asociados-
- Reunidas todas las solicitudes dentro de la fecha establecida, el coordinador entregará en las oficinas de COOPEMTOL el listado origninal respectivo, recibiendo documento de recibido por parte del funcionario encargado.
- En el momento de entrega de los documentos se requerirá el correo electronico del coordinador, al cual se le remitirá la información de aquellas solicitudes que presentarón algun probleman en el proceso de verificación; de no contar con uno, se remitirá relación en listado fisico.
- El listado contará con un espacio para observaciones y para relacionar aquellas personas que no aparezcan relacionadas dentro del listado
- En la pagina de internet de la cooperativa encontrarán un manual donde se aclara en que casos se recibe un auxilio y bajo cuales no, adem´s en la linea de la red de salud (2655355) de la cooperativa podrán recibir la asesoria necesaria para cualquier caso.
- Cuando sean abonados los auxilios, a los coordinadores que hayan dejado registro de su cuenta de correo se les enviará un email notificando el abono y los montos bajo los cuales se otorgaron los auxilios REQUISITOS
--Auxilio de Matricula--
- Ser hijo de asociado entre 4 y 25 años, esposo(a) o compañero(a) permanente del asociado, registrado en la base de datos de Coopemtol.
- Estar estudiando en instituciones de educación formal, como colegios o universidades (mas adelante profundizaremos sobre este tema).
- Presentar fotocopia de la constancia de matricula, o del recibo de pago de matricula (mas adelante profundizaremos sobre este tema).
- Diligenciar formulario de solicitud suministrado por Coopemtol.
- No encontrarse en mora en sus créditos o aportes sociales, y tener cuenta de ahorros a la vista con Tarjeta Debito.
- No estar inmerso en procesos disciplinarios o tener renuncia a la Cooperativa en tramite.
No se otorga auxilio para:
- Cursos de ingles, preuniversitarios, o cualquier tipo de curso, solo se auxilian carreras técnicas o profesionales realizadas en instituciones aprobadas por el Ministerio de Educación o el ICFES.
- Las instituciones que en su certificado presente aprobación de la Secretaria de Educación Municipal o Departamental, son instituciones de educación NO FORMAL, o de FOMENTO AL TRABAJO Y DESARROLLO HUMANO, las cuales no pueden ser auxiliadas por Coopemtol, según Circular Básica Contable emanada de la Superintendencia de la Economía Solidaria.
- En algunas instituciones como la Universidad del Tolima, se realizan cursos de enfermería, es importante tener en cuenta que cualquier tipo de formación que se enmarque como un CURSO, no recibirá el auxilio.
El soporte debe contener:
- Nombre completo de estudiante, o los estudiantes.
- Membrete de la Institución Educativa.
- Si es recibo de pago, nombre completo y claro de la Institución Educativa.
- Para educación básica y media, el grado en el que se encuentra matriculado.
- Los recibos de pago deben contener legible y claro el sello de pagado.
- Las constancias deben llevar firma del representante de la Institución.
El recibo de pago que se anexa debe acreditar matricula, no es necesario incluir pagos adicionales, ni especificar en el caso de constancias los costos académicos.
Otras consideraciones:
- Para las matriculas anuales, si no se cuenta con el recibo de pago del periodo académico vigente, es necesario solicitar constancia de matricula.
- Los seminarios de grado, pasantitas, trabajos de grado, entre otros, que requieren del pago de matricula, para mantener una continuidad académica, también reciben el auxilio.
- No recibirán el auxilio de matricula quienes se encuentren validando grados de educación básica y media.
--Promedio de notas--
- Ser asociado, hijo de asociado entre 4 y 25 años, esposo(a) o compañero(a) permanente del asociado, registrado en la base de datos de Coopemtol.
- Obtener un promedio de notas igual o superior a 4.0 para beneficiarios y de 4.0 para asociados.
- Presentar original o fotocopia autenticada del certificado de notas (mas adelante profundizaremos sobre este tema).
- Diligenciar formulario de solicitud suministrado por Coopemtol.
- No encontrarse en mora en sus créditos o aportes sociales, y tener cuenta de ahorros a la vista con Tarjeta Debito.
- No estar inmerso en procesos disciplinarios o tener renuncia a la Cooperativa en tramite.
No se otorga auxilio para:
- Cursos de ingles, preuniversitarios, o cualquier tipo de curso, solo se auxilian carreras técnicas o profesionales realizadas en instituciones aprobadas por el Ministerio de Educación o el ICFES.
- Las instituciones que en su certificado presente aprobación de la Secretaria de Educación Municipal o Departamental, son instituciones de educación NO FORMAL, o de FOMENTO AL TRABAJO Y DESARROLLO HUMANO, las cuales no pueden ser auxiliadas por Coopemtol, según Circular Básica Contable emanada de la Superintendencia de la Economía Solidaria.
- En algunas instituciones como la Universidad del Tolima, se realizan cursos de enfermería, es importante tener en cuenta que cualquier tipo de formación que se enmarque como un CURSO, no recibirá el auxilio.
- Cursos de ingles, preuniversitarios, o cualquier tipo de curso, solo se auxilian carreras técnicas o profesionales realizadas en instituciones aprobadas por el Ministerio de Educación o el ICFES.
- Las instituciones que en su certificado presente aprobación de la Secretaria de Educación Municipal o Departamental, son instituciones de educación NO FORMAL, o de FOMENTO AL TRABAJO Y DESARROLLO HUMANO, las cuales no pueden ser auxiliadas por Coopemtol, según Circular Básica Contable emanada de la Superintendencia de la Economía Solidaria.
- En algunas instituciones como la Universidad del Tolima, se realizan cursos de enfermería, es importante tener en cuenta que cualquier tipo de formación que se enmarque como un CURSO, no recibirá el auxilio.
El soporte debe contener:
- Nombre completo de estudiante, o los estudiantes.
- Membrete de la Universidad.
- Periodo académico en el cual obtuvo las notas (Ejemplo: Semestre A-2008).
- Firma o sello de la Universidad.
- Si son notas bajadas de Internet, debe aparecer el rotulo de seguridad de la pagina Web, que garantiza que la información es segura.
- Deben venir en papel membreteado, con el logo de la Universidad.
Para los estudiantes de la Universidad del Tolima, por el estilo de la plataforma bajo la cual no aparece el rotulo de la pagina Web, pueden descargar las notas adjuntando recibo de pago de matricula o firma y sello de la facultad, cumpliendo con los requisitos anteriores.
Otras consideraciones:
- Las notas obtenidas en materias homologadas no serán tenidas en cuenta para el calculo del promedio de notas.
- Solo se podrá conceder un auxilio por promedio de notas, si esta realizando varias carreras, o especializaciones, se pagara por una únicamente.
CRONOGRAMA
El envió de los listados a los municipios se realizara en la semana del 14 al 18 de Julio, la entrega de los documentos será en las siguientes fechas:
DEL 4 AL 8 DE AGOSTO:
HERVEO – CASABIANCA – PALOCABILDO – FALAN – HONDA – SUAREZ
AMBALEMA – SANTA ISABEL – PIEDRAS VILLARRICA – RONCESVALLES
VALLE DE SAN JUAN – ALPUJARRA – ALVARADO – CARMEN DE APICALA
CHICORAL – COELLO – ICONONZO – ANZOATEGUI – VILLAHERMOSA
PRADO – ARMERO GUAYABAL.
DEL 11 AL 15 DE AGOSTO:
DOLORES – SALDAÑA – PLANADAS – SAN LUIS – RIO BLANCO – ATACO
CUNDAY – LERIDA – MARIQUITA – VENADILLO – SAN ANTONIO.
DEL 19 AL 22 DE AGOSTO:
CAJAMARCA – FRESNO – MELGAR – PURIFICACION – FLANDES
ROVIRA – NATAGAIMA - COYAIMA
DEL 25 AL 29 DE AGOSTO:
ORTEGA - GUAMO – LIBANO – ESPINAL - CHAPARRAL
DEL 1 AL 30 DE AGOSTO:
IBAGUE NOTA IMPORTANTE:
Los municipios que entreguen la información con menos errores, y en los primeros días de la semana establecida dentro del Cronograma, serán tenidas en cuenta en la Celebración del Día de Asociado, con premios y reconocimientos adicionales. REFLEXIONES
Este nuevo mecanismo para la radicación de auxilios beneficia de manera directa a los asociados, con la necesidad de realizar un mayor trabajo por parte de los coordinadores municipales.
Es importante que al interior de los municipios grandes se distribuya el trabajo y la responsabilidad de recopilar esta información.
De la gestión del coordinador dependerá que todos los asociados de su municipio se vean beneficiados con los auxilios de la cooperativa, el incumplimiento en los tiempos de entrega de los documentos lo responsabilizará a el directamente frente a los asociados y no a la cooperativa que hoy suministra la información necestaria para los compromisos a adquirir |
